Comment améliorer sa productivité avec La nouvelle application Office

Remplissez des feuilles de travail, signez des autorisations, créez des PDF et bien plus encore, le tout à partir de votre Smartphone.

Comment laisser vos enfants faire leurs devoirs sur papier, et non pas sur Zoom

Si votre enfant en a assez des appels Zoom interminables et de taper sur les écrans, l’application Office de Microsoft pour iOS et Android offre une autre possibilité de travailler à l’ancienne : les enfants peuvent travailler sur papier, et vous pouvez soumettre leur travail par voie électronique.

Microsoft a lancé son application Office pour iOS et Android en février, quelques semaines avant que la pandémie ne nous pousse tous à l’intérieur.  Alors que ma famille se serrait les coudes pour travailler et étudier à la maison, nous avons découvert que l’application Office pouvait être utilisée pour gérer les tâches documentaires quotidiennes de mes enfants, ainsi que de ma femme et moi.

Vous trouverez ci-dessous quelques tutoriels rapides sur la façon de faire les choses avec l’application Office. Mais c’est incroyable tout ce qu’elle peut faire !  Vous pouvez prendre une photo d’une page d’un livre et utiliser l’application Office pour extraire automatiquement le texte grâce à la reconnaissance optique de caractères.

Vous pouvez transformer une photo en PDF. Vous pouvez signer un PDF que vous avez déjà créé. Vous pouvez prendre une photo d’une feuille de calcul et la transformer en un tableau Excel, ou transformer un document en PDF, ou vice versa. Ne sous-estimez pas non plus ces dernières fonctionnalités, car les outils de conversion de PDF en Word peuvent être difficiles à trouver. Et, bien sûr, contrairement à la plupart des éditeurs de PDF que nous avons passés en revue, toutes ces fonctions de l’application Office sont gratuites.

Utilisez l’application Office pour scanner les devoirs de vos enfants

L’enseignant de votre enfant vous a probablement déjà expliqué une façon d’aborder le dessin à la main : utiliser l’appareil photo du PC ou du Chromebook. Dans notre école, les élèves sont invités à ouvrir leur Google Doc, à naviguer jusqu’à l’icône « Insérer une image » de la barre d’outils et à prendre une photo avec l’appareil photo de l’utilisateur. C’est facile, efficace, mais pas toujours aussi clair.

Utilisez l'application Office pour scanner les devoirs de vos enfants
Utilisez l’application Office pour scanner les devoirs de vos enfants

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser l’application Office mobile pour faire la même chose, et cela vous paraîtra plus agréable. Ouvrez l’application Office sur Android, et naviguez jusqu’à l’icône Actions en bas de l’écran.

Vous y trouverez toute une liste d’éléments de menu intéressants. Cliquez sur « Scan to PDF », un nom un peu déroutant.

Cela vous amènera à un écran de photo assez conventionnel avec quelques options intéressantes en bas. Par défaut, « Document » est mis en évidence. Si vous placez la feuille de travail de votre enfant sur une table ou un lit, vous verrez un petit rectangle fantomatique l’entourer. C’est la magie de l’IA de l’application Office au travail : Elle détecte les bordures du document et les aligne de manière à ce que votre PDF ait un aspect agréable et soigné. En d’autres termes, ne passez pas beaucoup de temps à aligner les bordures du document dans le cadre, car l’application le fera pour vous.

En choisissant l’option « tableau blanc », vous pouvez prendre une photo d’une œuvre d’art accrochée au mur – et encore une fois, Office la rendra belle et nette. Office enregistrera le fichier au format PDF, qui sera accessible depuis l’écran principal.

Office a la possibilité de transformer une photo existante (provenant de votre appareil photo) en un PDF, mais tout ce qu’il fait est de transformer l’image en PDF, sans aucune des fonctions de découpage de l’IA que l’application offre par ailleurs. Je trouve qu’il est simplement plus efficace de prendre une nouvelle photo si le document original est disponible.

Comment signer un PDF depuis votre téléphone

Si votre enfant reçoit une autorisation par courrier électronique ou en personne et que vous souhaitez la lui renvoyer par voie électronique, l’application Office vous facilite la tâche.

Vous avez un document imprimé ? Utilisez la fonction « Scan to PDF » ci-dessus, pour le transformer en document PDF.

Avez-vous un document électronique, tel qu’un fichier Word ou Google Docs ? S’il s’agit d’un fichier Google Docs, enregistrez-le dans Word. Les fichiers Word peuvent être ouverts avec l’outil de conversion de documents en PDF, qui fait partie de l’application Office mobile que vous utilisez.

Une fois que vous avez un PDF de votre fichier, vous devriez voir une option Signer un PDF dans la rubrique Actions, sous la sous-rubrique Faire plus avec les PDF.

L’application ouvrira votre PDF, et vous sélectionnerez un endroit approximatif pour ajouter une signature. Ne vous inquiétez pas si l’emplacement n’est pas précis. Une fois que vous aurez tapé sur l’emplacement, une fenêtre entièrement différente s’ouvrira, dans laquelle vous pourrez ajouter votre signature. Vous pouvez également enregistrer votre signature.

Une fois que vous avez saisi votre signature, le PDF s’ouvre à nouveau, avec une gigantesque superposition de votre signature. Pincez et zoomez la signature pour la réduire et l’adapter à l’espace, puis enregistrez le PDF.

Comment envoyer un PDF depuis l’application Office

L’écran principal de l’application Office vous permet de partager un document (par texte ou par e-mail), y compris les PDF que vous venez de créer. Mais que faire si vous devez déplacer le fichier sur votre ordinateur, ou celui de votre enfant, pour le télécharger ? Là encore, l’application Office a anticipé cette éventualité.

L’option Transfert de fichiers en haut de la page Actions vous dirigera vers transfer.office.com, un site web où il vous sera demandé de scanner un code avec votre téléphone pour authentifier un transfert. Comme il s’agit d’un site web, vous devriez pouvoir transférer le fichier PDF, que l’ordinateur portable soit un Chromebook ou un PC Windows. Sur votre téléphone, vous devrez sélectionner Envoyer ou Recevoir pour vous assurer que le fichier va dans la bonne direction. Trouvez le fichier dans l’explorateur de fichiers et enregistrez-le là où il doit être.

Comment utiliser votre téléphone comme OCR pour scanner du texte

Il existe une autre astuce amusante qui peut être utile aux enfants plus âgés qui travaillent à partir d’un manuel imprimé et qui doivent prendre des notes : Transformez votre téléphone en appareil OCR (reconnaissance optique de caractères). Nous ne scannons pas une page comme le ferait votre scanner : nous lisons et copions le texte de la page.

Pour commencer le processus, allez à la page Actions une fois de plus et sélectionnez l’option Image à texte. Cela fonctionnera sur une photo en direct ou une image stockée.

L’Office le fait assez bien, mais vous aurez toujours envie de le relire. Vous obtiendrez de meilleurs résultats si la page est plate et bien éclairée.

Nous essayons tous de gérer la pandémie, en travaillant à la maison et en suivant des cours à distance si nous avons des enfants en âge scolaire. L’application Office de Microsoft pour Android et iOS est un moyen pratique d’économiser un peu de temps et d’efforts. Utilisez-la !

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